Comenzamos un nuevo curso, con grandes incertidumbres en muchos ámbitos, pero con ganas e ilusión, como cada septiembre. Es probable que muchos de nosotros tengamos que seguir teletrabajando (para bien o para mal). Si aún no tienes mucha experiencia en esas lides o si lo que quieres es buscar alternativas a lo que ya tienes, resumo algunas de las herramientas que te pueden ayudar a trabajar de la manera más eficiente en tu día a día.

Como ya sabes, existen multitud de opciones/herramientas de colaboración en el mercado, pero, bajo mi experiencia, te voy a recomendar una solución óptima para que trabajes segura y eficientemente, al menor precio. Y para mí, hoy por hoy, la mejor solución nos la da Microsoft (calidad-precio-facilidad de uso-integración-compatibilidad)

Entrando en su página principal, podemos llegar fácilmente al siguiente enlace:

Y aquí, podemos elegir el paquete de opciones que más se adecúe a nuestras necesidades.

Suelo recomendar el Paquete Empresa Premium para empresas que tienen de 2 a 'n' trabajadores. Las ventajas del paquete completo suplen sobradamente los pocos euros de más que vamos a pagar por usuario y mes. Pero debemos revisar bien nuestras necesidades reales por si fuera suficiente con una versión más ligera. Por ejemplo, si aún no uso ni voy a usar las llamadas telefónicas en red, ni voy a mantener videoconferencias, igual no tiene sentido disponer de "Teams" (aunque ya digo, para mí es un imprescindible ya)

A continuación, te cuento brevemente las bondades de cada aplicación.

Sigue en contacto con tu equipo

EQUIPOS CONECTADOS

El trabajo en equipo siempre ha sido fundamental en las organizaciones empresariales; para no sufrir inconvenientes derivados del trabajo remoto, debemos contar con una plataforma solvente, permitiendo la colaboración entre miembros de un equipo, de diferentes equipos o departamentos e incluso con personas externas a la empresa, pero de manera segura, a diferencia de otros productos.

Podrás realizar en equipo las siguientes tareas:

• ​​​​​​​Comunicar de manera efectiva y a tiempo usando SharePoint* (gestión de documentos y colaboración), Outlook (cliente de correo electrónico) y/o Teams (plataforma unificada de comunicación y colaboración que combina chat persistente en el lugar de trabajo, reuniones de video...)

(*) Los servicios de Sharepoint tienen un coste extra, por lo que para disponer de la solución completa -guardar nuestros documentos Word, Excel, Powerpoint...-tendremos que pagar 19,70 €/mes

https://www.microsoft.com/es-es/microsoft-365/sharepoint/compare-sharepoint-plans

• Compartir documentos en pequeños o grandes grupos usando SharePoint, OneNote (aplicación web útil para tomar apuntes, hacer listas y anotar cualquier cosa que no quieres que se pierda; ¡yo ya no sé vivir sin mi OneNote!) o Jira (planifica, supervisa y gestiona todos tus proyectos ágiles. Aunque está desarrollada por Atlassian, está perfectamente integrada con Microsoft en todas sus aplicaciones)
• Colaborar con tu equipo compartiendo documentos online usando SharePoint o Jira
• Compartir las actualizaciones y avances de tus proyectos en tiempo real usando Planner (organizador del trabajo en equipo de forma simple y visual) Sus alternativas fuera de Microsoft son Trello o Asana. Hay muchas más, pero esas son las más usadas y las que yo puedo recomendar.
• Trabajar al mismo tiempo y en el mismo documento usando OneNote o en documentos compartidos con SharePoint​​​​​​
• Crear tu red social interna para tus empleados con Yammer. Su alternativa más usada es Slack, aunque ostensiblemente más cara. De 4,20 €/mes pasamos a 8 €/mes

Sigue conectado en tiempo real con tus tareas/documentos

NOTAS ONLINE

Crear y mantener notas claras y detalladas es una parte importante en nuestro trabajo diario. Por ejemplo, agenda de reuniones, documentación de procesos, o hasta notas privadas que necesitemos compartir con el equipo.

Usando estas funcionalidades conseguirás:

• Tener acceso a documentos personales o privados cuando quieras y donde quieras usando OneNote o SharePoint
• Organizar la agenda del día del equipo o agregar notas de las reuniones con OneNote o incluso con Whiteboard (herramienta un poco escondida, pero que es gratuita si has comprado el paquete 365 Empresa. Si usas Google, su equivalente es JamBoard)
• Compartir notas con grupos pequeños o grandes y con otros departamentos usando OneNote, SharePoint o Confluence (de Atlassian)

Con las herramientas adecuadas, reuniones más productivas son posibles.

REUNIONES "SMART"

Esta claro, ya sé que te lo he dicho varias veces, pero las reuniones son parte fundamental en las relaciones con otras personas o colegas de trabajo. Necesarias para impulsar el avance de los proyectos en un entorno cada vez más colaborativo. Sin embargo, todos sabemos que no siempre son todo lo productivas que deberían. ¿Sabes distinguir, por ejemplo, cuándo es necesaria una reunión "cara a cara", y cómo podemos minimizar el tiempo empleado y maximizar la productividad?

Podrás hacer Reuniones "Smart":

• A través de Teams y Outlook
• Participar desde cualquier lugar y cualquier dispositivo, fijo o móvil.
• Estar conectado de manera inmediata sin tener que acudir a salas de reuniones con proyectores o dispositivos complicados de conectar
• Ahorrar tiempos de viaje, evitar atascos con Teams
• Mantener control y seguimiento de las tareas de cada reunión a través de Teams y Outlook

Y no dejes de brindar oportunidades de aprendizaje a tu equipo

WATCH & LEARN

Facilita el auto aprendizaje a través del e-learning para el desarrollo continuo. Una plataforma con vídeos con demostraciones, cursos o tutoriales es la clave para que ello ocurra.

Con un entorno Watch & Learn podrás:

• Obtener información estés donde estés. Hay varias opciones para montar tu plataforma, todas fuera de Microsoft en este caso:
• Moodle (ámbito escolar y universitario)
• SWAD (libre y OpenSource)
• Blackboard Learn (aplicación comercial)
• Google Classroom (quién no la conoce a estas alturas...), Menos versátil que las anteriores, pero puede servir si no necesitas grandes cosas
• Conseguir usuarios externos con acceso a tus videos en Kaltura (firma israelí, ya que MS Office no dispone de este servicio. La prefiero a VIMEO por estar más orientada a bibliotecas de vídeos, frente al uso puntual de VIMEO)
• Mantenerte actualizado sobre otros productos y tendencias fuera de tu empresa con Youtube, incluso puedes crear tu propio canal y dar acceso según tu interés.

Y no podía dejar de comentar, ya que he creado este blog para hablar de temas de Logística principalmente, sobre la herramienta que Microsoft ha diseñado para los logísticos, DYNAMICS 365: Solución de gestión empresarial integrada que automatiza los procesos financieros, de relaciones con los clientes y de la cadena de suministro. Por 175 €/mes puedes empezar a trabajar con él.

La verdad es que está mucho más orientado a las ventas como CRM, que a la gestión de la cadena de suministro, pero para empresas pequeñas o medianas puede ser una buena solución, que se integra con el resto de herramientas del paquete Office.

A veces, buscamos pensando que vamos a economizar, un SGA (Sistema de Gestión de Almacenes) aparentemente más barato, pero terminamos incurriendo en costes no previstos en desarrollo de interfases de dicho SGA con el resto de sistemas de la empresa. Por eso, DYNAMICS me parece una apuesta acertada desde el principio.

Puedes ver el caso de éxito de Natuzzi con Dynamics 365 aquí.

También el de Toyota es muy bueno. Echa un vistazo.

Si tienes alguna duda sobre alguna de las herramientas aquí comentadas, o incluso sobre cómo se integran unas con otras y cuál es el beneficio que cada una te puede dar, no dudes en preguntarme a través de la sección de comentarios justo aquí debajo.

Te mando un saludazo y ¡a por un septiembre repleto de experiencias positivas teletrabajando eficientemente!

Quién escribe