La externalización de nuestros servicios o de una parte de los mismos no es una decisión fácil, pero la tarea de llevarla a cabo tampoco es baladí. La localización de un almacén, por ejemplo, se basa en los requerimientos de distribución de todo nuestro porfolio de productos.

Tengas uno o tengas veinte almacenes a tu cargo, yo siempre recomiendo crear y seguir un proceso periódico de revisión y control de nuestra red de distribución (una vez cada dos o tres años puede ser suficiente), desde el punto de vista de los siguientes temas:

• Niveles de servicio necesarios
• Costes de productividad
• Eficiencia en las operaciones
• Capacidad estratégica para responder a aumentos/bajadas en Ventas

El resultado de esta revisión podría derivar en la decisión de mover nuestras operaciones a una nueva ubicación estratégica y sería el punto de partida de un proyecto de externalización  o de outsourcing de almacén, en el que deberemos planificar, ejecutar y terminar en plazo todas actividades, evitando riesgos en el servicio a nuestros clientes.

Reubicación de Almacenes: Objetivos / Alcance

Resumo en 8 pasos lo básico a tener en cuenta, en términos generales, para este tipo de proyecto.

1.- Condiciones previas para empezar el Proyecto de re-ubicación de Almacén

• Contrato
• Cálculos de capacidad para garantizar operaciones a medio plazo (3 a 5 años)
• Impacto del cambio en resto de áreas de la empresa (internamente)
• Recursos necesarios para trabajar en el proyecto
• Análisis de datos (movimientos de mercancías, pesos, volúmenes...)

2.- Planificación y Project Management

A pesar de que las metodologías ágiles son las reinas en la actual gestión de proyectos, para este tipo de trabajo sigo recomendando una fuerte base de gestión de proyectos tradicional (se puede combinar con metodologías ágiles, no obstante) La guía del PMBOK nos ofrece un apoyo perfecto.

Y dependiendo de la envergadura del proyecto, podemos usar herramientas software como JIRA (para los más grandes) o TRELLO, ASANA, PROJECT (para proyectos medios)

Importante en este paso, definir el equipo del proyecto y sus funciones, así como el cronograma del mismo, desglosado en actividades (EDT)

3.- Revisión y Análisis de datos básicos de producto

• Es crucial en un Proyecto de Re-ubicación de Almacén el disponer de datos de calidad (dimensiones, movimientos de materiales, stock medio y máximo en los últimos 6-12 meses...)

• Los siguientes datos serían de especial relevancia para un proyecto de externalización:

- Volumen, dimensiones, frecuencia, manipulación y demandas de almacenamiento

- Estructura de clientes / proveedores

- Soluciones de transporte

- Porfolio de Productos

- Niveles de servicio

- Tipo de entregas a cliente

- Flujo de mercancías

- Lead times

- Personal / Conocimientos y cualificaciones

- Equipamiento

- Tareas administrativas

4.- Dimensionamiento de Almacenes & Análisis de posibles soluciones de layout

Pasos en el Cálculo y Diseño

• El primer paso tras la preparación de los datos, es el cálculo de los requerimientos de almacenamiento para todos los materiales que se van a mover a la nueva ubicación Debemos identificar las ubicaciones necesarias para picking y para reserva en base a:

• Tipos definidos de ubicaciones (estanterías, racks, cajas etc)
• Nivel de Stock medio y máximo (de los últimos 6-12 meses)
• El Segundo paso consiste en colocar nuestros artículos en la ubicación óptima dell nuevo almacén para optimizar los procesos de picking. Los parámetros para ello son:
• Movimientos de material
• Tipos de material (estándar, montajes a la carta, productos frágiles o sensibles a la temperatura...)
• Como tercer paso, crearemos alternativas al layout principal.

            Estos parámetros son importantes para el diseño del layout:

§ Áreas de almacenamiento dinámicas

• Recepción de mercancías
• Área de Devoluciones
• Área de Empaquetamiento
• Área de Expediciones

§ Áreas de almacenamiento estáticas:

• Baja / Media / Alta rotación
• Mercancías Peligrosas
• Productos sensibles a la temperatura
• Etc...

En esta fase de diseño nos apoyaremos también en el conocimiento experto de nuestro socio (3PL o 4PL). También nos pueden ayudar mucho nuestros Proveedores de equipamiento y /o empresas de consultoría si fuera necesario. Desde aquí, te puedo echar un cable con lo que necesites. ;-)

5.- Selección del layout definitivo, Planificación detallada & Compras

Los criterios de selección son:

o  Capacidad estática y dinámica suficiente requerida por cada área del nuevo almacén.

o Optimizar los procesos de almacenaje: Entradas de mercancías, expediciones, reposición interna...para una mayor eficiencia ... ¡usa metodología Lean !

o Cumplir con la Política de Seguridad y Salud Laboral (tanto de tu empresa como del nuevo socio)

o Optimizar los costes de equipamiento

o Organizar, junto con el nuevo socio, las obras de acondicionamiento necesarias para alojar los productos con necesidades especiales (peligrosos, inflamables, etc...)

La elección del socio (3PL o 4PL) debe seguir estas pautas:

o Debe hacerse de manera profesional, ya que el impacto de la decisión es alto (especialmente en costes de equipamiento y tiempos de entrega)

o Realizar las especificaciones para todos los equipos de manutención y almacenamiento

o Analizar y evaluar posibles Proveedores en base a la mejor solución, precio, competencia, tiempos de entrega...

o Hacer Seguimiento de Actividades con el proveedor (rendimiento, documentación, etc...)

6.- Implementación del layout & definición de rutinas y procesos

Justo antes de comenzar a mover mercancías al nuevo almacén comprobaremos:

• Preparativos listos (como planificados en los puntos anteriores)

• Todos los permisos locales para operar

• Área de carga para toros y carretillas

• Áreas de almacenamientos de productos especiales listas

• Oficinas

• Comunicaciones listas (IT, teléfono, etc...)

• Corriente eléctrica

• Sistema de alarmas y seguridad, si se estima necesario.

• Que, en el exterior, todas las infraestructuras para permitir la carga y descarga estén listas (carreteras, zonas de paso, parking...)

• Regularmente el progreso de la instalación, para evitar sorpresas de última hora

• Coordinación de los trabajos de construcción mientras estén en curso

• Solicitud a los proveedores toda la documentación (están obligados a entregarla) Incluidos protocolos de seguridad legales, garantías, manuales de instrucciones...

• Completo etiquetado e identificación de las nuevas ubicaciones

• Formación de los Procesos operativos a tu nuevo socio, asegurando que existe un sistema de gestión de almacén SGA (bien sea el tuyo o el del proveedor) que los soporta

• Procesos probados en el SGA

• Hacer un Inventario físico justo antes del movimiento del stock al nuevo almacén.

• Disponer de suficientes recursos humanos para realizar la mudanza al nuevo almacén, sin que ello afecte al resto de operaciones. Dependiendo del negocio, podría ser necesario contratar más personal

• Plan de Operaciones para la Puesta en Marcha está documentado y claramente comunicado a todas las partes involucradas

• Plan de Migración (Cutover plan) comunicado internamente al resto de departamentos de tu empresa

• Análisis de Riesgos hecho y preparado por si hubiera contingencias

• Punto de "No Retorno" definido

7.- Movimiento físico a la nueva ubicación

Reglas generales para la mudanza:

o Si llegan materiales nuevos (desde fábrica o Proveedores externos), identifícalos y márcalos claramente y ponlos en un área dedicada para evitar mezclarlos con los que se están moviendo. Evitarás problemas

o Intenta no dejar pedidos abiertos el día justo anterior a la mudanza

o Es deseable que el Almacén esté fuera de servicio el menor tiempo posible

o Podemos dividir el movimiento de mercancías a través de varios flujos

• Palés o materiales de gran volumen
• Cajas o materiales de pequeño volumen
• Productos especiales

o Planifica tus recursos. Cuida de tu equipo, ya que si las personas que tienen que hacer la mudanza son las mismas que deben empezar a trabajar en el nuevo almacén, es posible que la productividad y eficiencia del nuevo almacén caiga significativamente por el cansancio del personal

o Cada caja/pale debe estar perfectamente identificada con la etiqueta de la mudanza. Dicha etiqueta contendrá la vieja y la nueva ubicación

o Sé consciente del tiempo y recursos que pueda llevar todo el etiqutqado de cientos o miles de ubicaciones. Asegura impresoras, etiquetas y personas dedicadas a tal efecto

o Si encuentras etiquetas caídas en el suelo, guárdalas para una posterior investigación. Podríamos evitar pérdidas de material o haberlo colocado en ubicaciones erróneas.

8.-Arranque de las Operaciones en el nuevo almacén

Una puesta en marcha debe planificarse cuidadosamente con semanas o meses de antelación para evitar situaciones indeseadas. No solo debemos prestar atención al éxito de la propia mudanza en sí. Tampoco podemos olvidar:

• Que el personal del nuevo almacén debe recibir coaching continuo y orientación sobre las nuevas rutinas y los nuevos retos

o Gestionar proactivamente la compra de nuevos materiales para alojar en nuestro almacén, para reducir la carga de trabajo durante el periodo de puesta en marcha

o Comunicar el cambio a nuestros clientes con antelación para poder reducir los pedidos durante el periodo de mudanza.

o Comunicar al personal de almacén que en los primeros días tras la puesta en marcha la flexibilidad y disposición para esfuerzos extra son muy importantes

o Hay dos objetivos básicos sobre los que las personas deben estar informadas:

• Éxito de la mudanza
• Éxito de las Operaciones en los primeros días

o Comparar nuestro inventario tras la mudanza con el que se hizo justo antes del cambio

o Establecer objetivos claros (SMART) vinculados a los indicadores clave de negocio KPI y enlazarlos con un sistema de bonus/malus al proveedor. Ejemplo:

• Pedidos entregados a tiempo=95%
• Exactitud de Inventario => 99.0%
• Tasa de reclamaciones < 0.1%

Espero que estos consejos te ayuden en tu decisión. Si tienes dudas, pregúntame.

Puedes ampliar conocimientos con estas dos lecturas, que he podido leer y creo que se pueden recomendar.

📙 LIBROS RECOMENDADOS:

EL DILEMA DEL OUTSOURCING. LA BÚSQUEDA DE LA COMPETITIVIDAD. 

Libro completo para quien quiere conocer los conceptos de la externalización de servicios.

SUBCONTRATACIÓN DE SERVICIOS LOGÍSTICOS. 

Libro más avanzado que el anterior, cubriendo el flujo desde la producción hasta la entrega del producto al cliente final.

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